De 3 viktigaste egenskaperna hos en modern IT-avdelning

Inledning

IT-avdelningar, oavsett storlek på organisation, har nästan alltid ett otacksamt jobb.


En av mina före detta chefer sade att "den bästa IT är den som inte märks," underförstått att det skall bara fungera så att användarna kan göra det de skall. Även om jag håller med honom i princip är baksidan av det myntet att användare blir grymt frustrerade och upprörda när det inte funkar eftersom de ofta inte förstår hur svårt det kan vara att få IT att "bara fungera."


Jag drar mig till minnes ett uttalande från någon välkänd profil i stil med "IT är alla företags kärnverksamhet" (tyvärr kan jag inte hitta källan nu så posta gärna i kommentarerna om ni känner till det korrekta citatet samt vem som sade detta), men trots detta är det inte många organisationer som förstår hur oerhört värdefull fungerande IT är.


Olika "förståsigpåare" i stil med Gartner, Forrester, etc. släpper dessutom rapporter och analyser som beskriver hur modern, agil och kostnadseffektiv IT skall fungera utan att nödvändigtvis ta hänsyn till hur verkligheten faktiskt ser ut för väldigt många IT-avdelningar.


Med detta sagt är det dock vanligt att en IT-avdelning lägger fälleben för sig själv på grund av att den helt enkelt inte vill förändras, trots att den kan och måste. Människan är ett vanedjur och status quo kräver alltid mindre energi än förändring. Att förändras innebär också en osäkerhet, något de flesta av förklarliga skäl undviker.


De argument jag nämner ovan är inte till för en IT-avdelning att gömma sig bakom, eller använda som bortförklaringar när den får frågan varför den inte levererar vad som förväntas av den. Enda vägen framåt är att konstruktivt förhålla sig till dessa utmaningar.


Min avsikt med den här artikeln är inte att förklara hur en IT-avdelning kan förändra sig, eller hur en omodern och "dålig" IT-avdelning ser ut. I stället vill jag lyfta fram de i mitt tycke tre viktigaste egenskaper en modern IT-avdelning uppvisar för att samtidigt förklara varför de är viktiga.


Fokuserar på verksamhetens behov

Ingen IT-avdelning existerar i ett vacuum. Det är verksamheten som generar den inkomst som krävs för att hålla IT-avdelningen i gång, och en modern IT-avdelning fokuserar sålunda på det som är bäst för verksamheten.


Innan jag går vidare vill jag vara tydlig med att detta inte innebär att IT-avdelningen blint lyder verksamhetens minsta nyck, det är ett mycket mer mångfacetterat samarbete än så - i alla fall om det görs på rätt sätt.


Ibland kan det däremot innebära en aktivitet som IT-avdelningen inte tycker om, exempelvis att skifta fokus från en teknik till en annan, eller att omprioritera arbetsuppgifter och personal. Lika ofta kan detta innebära aktiviteter som verksamheten inte själva förstår är i deras intresse.


Att verksamheten inte alltid (alternativt väldigt sällan) förstår vad de egentligen vill eller vad som är i deras intresse är ett utmärkt tillfälle för en modern IT-avdelning att hjälpa verksamheten förstå vad de faktiskt behöver. Ju mer hjälpsam och relevant en IT-avdelning är desto oftare blir den tillfrågad att vara med i verksamhetens projekt.


Ju närmare en IT-avdelning är verksamheten och dess behov, desto lättare är det att motivera kostnaden för IT. Ju bättre en IT-avdelning förstår verksamhetens behov, desto lättare är det att bygga gemensamma plattformar för multipla projekt, för att på så vis bli mer kostnadseffektiv.


En modern IT-avdelning fokuserar på verksamhetens behov, både uttalade och outtalade, vilket resulterar i en närmare relation med verksamheten.


Driver förändring

Som jag nämnde i min inledning är förändring något de flesta av oss drar sig för, och förändring innebär inte alltid förbättring. Trots detta är det väldigt viktigt för en modern IT-avdelning att inte bara vara förändringsbenägen utan också att driva förändringen.


Detta innebär att IT-avdelningen agerar vägvisare, guide eller sherpa på de metaforiska expeditioner verksamheten planerar att bege sig ut på.


Om IT-avdelningen propsar på att ta elefanterna (fortfarande metaforiska sådana) över Alperna när det finns mycket mer effektiva och moderna alternativ kommer verksamheten bli tveksam. Om IT-avdelningen däremot föreslår det senaste inom motoriserade, miljövänliga transporter kommer den få ökat förtroende hos verksamheten.


Ju mer tid en IT-avdelning använder för att hålla sig a jour med ny teknik, nya trender samt nya koncept desto oftare kan den föreslå sätt att hantera verksamhetens projekt på som är till nytta för såväl verksamheten som IT-avdelningen. Ju flexiblare i tanken en IT-avdelning är, desto enklare blir det att ändra kurs när verksamheten kräver det utan märkbar påverkan.


En modern IT-avdelning är proaktiv och kommer med förslag som gagnar verksamheten, vilket i sin tur även gagnar IT-avdelningen. Det är alltid en fördel att vara den som håller i rodret.


Jobbar strategiskt

Det är tyvärr ganska vanligt att organisationer saknar en övergripande strategi, och i ännu större utsträckning en IT-strategi. Att skapa en IT-strategi när det saknas en övergripande strategi är svårt, men inte omöjligt.


Jag har inte för avsikt att gå in i detalj på vad en strategi är, det finns de som är mycket bättre lämpade att göra så än jag, men min definition av en strategi är att den stöttar och guidar de beslut som tas och de aktiviteter som genomförs i det korta perspektivet för att på så vis nå ett eller flera långsiktiga mål.


När en IT-avdelning har en strategi som inte bara svarar på de frågor som uppstår internt inom IT-avdelningen utan också på de frågor som verksamheten har blir det mycket lättare att förklara och rättfärdiga varför beslut tas. Strategin hjälper också IT-avdelningen att navigera mellan de grynnor som existerar såväl internt i organisationen som externt.


Exempelvis kan ett strategiskt beslut vara att använda SaaS tjänster i molnet om det innebär lägre kostnad och ökad tillgänglighet, så länge säkerheten inte komprometteras. Varje gång verksamheten vill köpa in en ny applikation finns det nu ett strategiskt beslut som guidar de val som görs.


Ju mer genomtänkt en IT-strategi är, ju lättare blir det för IT-avdelningen att motivera kostnader, val av olika plattformar, teknikskiften och personalförändringar. Ju mer framgångsrik en IT-strategi är ju större förtroendekapital får IT-avdelningen i organisationens ledning.


En modern IT-avdelning har en genomtänkt strategi som effektivt hjälper IT-avdelningen att uppnå sina långsiktiga mål, vilket i sin tur resulterar i ökat förtroende för IT-avdelningen.


Sammanfattning

Om en IT-avdelning vill vara relevant så måste den, precis som så mycket annat, utvecklas.


Det är utomordentligt viktigt att förstå att verksamhetens problem är IT-avdelningens problem, inse att det är hopplöst att bestämma färdriktningen om man sitter i baksätet, och att det är smått omöjligt att uppnå sina mål om man inte funderat på hur man faktiskt skall nå dem.


I dagens smått kaotiska IT-klimat finns det flera anledningar för en IT-avdelning att misströsta och ge upp, men att gömma sig bakom vaga ursäkter och flummiga bortförklaringar är inte nyckeln till framgång. Bättre är att förstå utmaningarna och angripa dem på ett konstruktivt sätt.


En duktig besättning når sin destination även om de måste segla i motvind.

Tveka inte med att kontakta mig, antingen via e-mail, telefon eller formuläret här på hemsidan, om ni är intresserade av att diskutera detta ämne vidare med mig.


Tack för er tid!

178 visningar0 kommentarer

Senaste inlägg

Visa alla